Minggu, 31 Agustus 2014
Makalah Menejemen tentang PERENCANAAN
MAKALAH
PERENCANAAN
MANAGEMENT
DOSEN : LILIS SURYANI,SE,MM
Di
Susun Oleh :
Puji Winarni
Kelas : 02SAKPF
Ruang : 308
NIM : 2013121487
UNIVERSITAS PAMULANG
FAKULTAS EKONOMI PROGRAM STUDI
AKUNTANSI
TANGGERANG SELATAN
2014/2015
KATA PENGANTAR
Puji
syukur penulis senantiasa panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas
Management tentang “Perencanaan ”.
Dengan
selesainya Management ini tidak terlepas dari bantuan banyak pihak yang telah
memberikan masukan-masukan kepada penulis. Untuk itu penulis mengucapkan banyak
terimakasih kepada :
1. Ibu
Dosen Lilis Suryani, SE, MM
2. Teman-teman
yang telah membantu dalam bentuk dukungan
Penulis
menyadari bahwa masih banyak kekurangan dari tugas ini, baik dari materi maupun
teknik penyajiannya, mengingat kurangnya pengetahuan dan pengalaman penulis.
Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan.
Tanggerang
Selatan, 25 April 2014
Penulis
Penulis
DAFTAR
ISI
KATA
PENGANTAR........................................................................................ i
DAFTAR
ISI...................................................................................................... ii
BAB
I PENDAHULUAN.................................................................................. 1
A. Latar
Belakang................................................................................... 1
B. Tujuan............................................................................................... 1
C. Rumusan
Masalah.............................................................................. 2
D. Manfaat.............................................................................................. 2
BAB
II PEMBAHASAN................................................................................... 3
A.
Definisi Perencanaan......................................................................... 3
B.
Tahap Dasar Perencanaan................................................................. 5
C.
Tipe Perencanaan.............................................................................. 5
D.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan.............................. 7
E.
Misi dan Tujuan Organisasi............................................................... 7
F.
Tujuan Perencanaan.......................................................................... 9
G.
Unsur-Unsur Perencanaan Rasional................................................ 11
H.
Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya................... 12
I.
Perencanaan yang Baik................................................................... 15
J.
Langkah-Langkah dalam Penyusunan Perencanaan........................ 17
K.
Pengambilan Keputusan.................................................................. 21
BAB III
PENUTUP.......................................................................................... 23
A.
Kesimpulan...................................................................................... 23
B.
Saran................................................................................................ 23
DAFTAR
PUSTAKA...................................................................................... 24
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Masing-masing
organisasi sangat perlu melakukan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan
organisasinya, baik perencanaan produksi, perencanaan rekrutmen karyawan baru,
program penjualan produk baru, maupun perencanaan anggarannya. Perencanaan (planning)
merupakan proses dasar bagi organisasi untuk memilih sasaran dan menetapkan
bagaimana cara mencapainya. Oleh karena itu, perusahaan harus menetapkan tujuan
dan sasaran yang hendak dicapai sebelum melakukan prosesproses perencanaan.
Perencanaan
diperlukan dan terjadi dalam berbagai bentuk organisasi, sebab perencanaan ini
merupakan proses dasar manajemen di dalam mengambil suatu keputusan dan
tindakan. Perencanaan diperlukan dalam jenis kegiatan baik itu kegiatan
oranisasi, perusahaan maupun kegiatan di masyarakat, dan perencanaan ada dalam
setiap fungsi-fungsi manajemen, karena fungsi-fungsi tersebut hanya dapat melaksanakan
keputusan-keputusan yang telah ditetapkan dalam perencanaan.
Perencanaan
merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutma dalam
menghadapi lingkungan eksternal yangberubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur
yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).
Pokok pembahasan pada makalah ini berfokus pada elemen-elemen tertentu dari
proses perencanaan dan proses yang sangat berhubungan dengan pemecahan masalah
dan pengambilan keputusan. Kemudian memperkenalkan konsep perencanaan dan
menyajikan sejumlah pendekatan untuk mengefektifkan perencanaan dari berbagai
jenis.
Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan
organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan
rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting
dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain
pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan.
B.
Tujuan
Adapun
tujuan dari pembuatan makalah ini adalah :
a. Ingin
mengetahui apa yang dimaksud dengan perencanaan dalam menejemen.
b. Memberikan
pengetahuan mengenai pendidikan manajemen.
c.
Sebagai suatu media untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan.
d.
Menambah kepustakaan.
C.
Rumusan
Masalah
a.
Definisi Perencanaan.
b.
Tahap Dasar Perencanaan.
c.
Tipe Perencanaan.
d.
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Perencanaan.
e.
Misi dan Tujuan Organisasi.
f.
Tujuan Perencanaan.
g.
Unsur-Unsur Perencanaan Rasional.
h.
Hambatan dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya.
i.
Perencanaan yang Baik.
j.
Langkah-Langkah dalam Penyusunan Perencanaan.
k.
Pengambilan Keputusan.
D.
Manfaat
Manfaat yang
dapat kami petik dalam penulisan makalah ini adalah :
a.
Menambah ilmu dan pengetahuan khususnya di bidang
Manajemen.
b.
Dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran masalah
perencanaan dalam menejemen khususnya untuk mahasiswa dan mahasiswi.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Definisi
Perencanaan
Dalam
ilmu menejemen menjelaskan bahwa salah satu fungsi pokok manajemen adalah
perencanaan, dimana dalam ilmu manajemen menjelaskan bahwa fungsi pokok
manajemen terdiri dari perencanaan, koordinasi, pelaksanaan, pengawasan dan
evaluasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok
manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan
aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan
adalah dengan membuat perencanaan.
Definisi perencanaan dikemukakan oleh Erly Suandy
(2001:2) sebagai berikut :
“Secara umum
perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan
kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi
(program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan)
yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”
Dalam manajemen,
Perencanaan adalah proses
mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu,
dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan
proses terpenting dari semua fungsi
manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian,
pengarahan, dan pengontrolan tidak akan dapat berjalan. Rencana dapat berupa
rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang
tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi.
Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu
organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana
bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan
menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan
menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
Beberapa Arti
Perencanaan Menurut Para Ahli :
a. Garth
N.Jone, Perencanaan adalah suatu proses pemilihan dan pengembanngan dari pada
tindakan yang paling baik untuk pencapaian tugas.
b. M.Farland,
Perencanan adalah suatu fungsi dimana pimpinan kemungkinan mengunakan sebagian
pengaruhnya untuk mengubah daripada wewenangnya.
c. Abdulrachman
(1973), Perencanaan adalah pemikiran rasional berdasarkan fakta-fakta dan atau
perkiraan yang mendekat (estimate) sebagai persiapan untuk melaksanakan
tindakan-tindakan kemudian.
d. Siagian
(1994), Perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara
matang daripada hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam
rangka pencapaian yang telah ditentukan.
e. Terry
(1975), Perencanaan adalah pemilihan dan menghubungkan fakta-fakta, membuat
serta menggunakan asumsi-asumsi yang berkaitan dengan masa datang dengan
menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan tertentu yang diyakini
diperlukan untuk mencapai suatu hasil tertentu.
f.
Kusmiadi (1995), Perencanaan adalah
proses dasar yang kita gunakan untuk memilih tujuan-tujuan dan menguraikan
bagaimana cara pencapainnya.
g. Soekartawi (2000), Perencanaan adalah
pemilihan alternatif atau pengalokasian berbagai sumber daya yang tersedia.
Perencanaan secara garis besar
diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi
untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja
organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when),
dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi
perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan
merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal.
Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan
bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana
tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu.
Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap
anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk
mengurangi ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus
dilakukan.
Dalam sebuah perencanaan terdapat
unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam
pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan. Unsur pertama adalah
tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus
dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan
tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan
yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.
B.
Tahap Dasar
Perencanaan
Ada Empat Tahap Dasar Perencanaan:
1. Tahap 1 Menetapkan Tujuan Atau
serangkaian tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja tanpa rumusan tujuan yang
jelas organisasi akanmenggunakan sumber daya-sumber dayanya
secara tidak efektif.
2. Tahap 2 Merumuskan keadaan
Pemahaman akan sisi perusahaan sekarang dari tujuan yang
hendakdicapai atau sumber dayasumber daya yang tersedia untuk
pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan
rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah
keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat
dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih
lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama
keungan dan data statistik yang didapatkan
melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Tahap 3 Mengidentifikasi segala kemudahan
dan hambatan
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan
hambatan perlu diindentifikasi kan untuk mengukur
kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh
karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan
intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya
atau yang menimbulkan masalah. Walaupun sulit
dilakukan, antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta anacaman
yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi
dari proses perencanaan.
4. Tahap 4 Mengembangkan rencana atau serangkaian
kegiatan untuk pencapaian tujuan
Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi
pengembangan berbagai alternatif dalam proses pencapaian
tujuan, penilain alternatif-alternatif tersebut dan
pemilihan alternatif terbaik di antar berbagai
alternatif yang ada.
C.
Tipe
Perencanaan
Dalam
perencanaan terdapat beberapa tipe perencanaan, yaitu perencanaan strategi dan
perencanaan operasional.
Perencanaan
Strategi : Kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah
diarahkan.
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. Identifikasi tujuan dan sasaran
2. Penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. Penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. Implementasi perencanaan strategi
5. Evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Menentukan tujuan untuk organisasi kegiatan apa yang hendak diambil sumber-sumber apa yang diperlukan untuk mencapainya.
Tahap perencanaan strategi:
1. Identifikasi tujuan dan sasaran
2. Penilaian kinerja berdasar tujuan dan sasaran yang ditetapkan
3. Penentuan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran
4. Implementasi perencanaan strategi
5. Evaluasi hasil dan perbaikan proses perencanaan strategi
Tujuan
perencanaan strategi: mendapatkan keuntungan kompetitiff (competitive
advantage).
Manajemen
Strategi
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Manajemen strategi: proses pengarahan usaha perencanaan strategi dan menjamin strategi tersebut dilaksanakan dengan baik sehingga menjamin kesuksesan organisasi dalam jangka panjang.
Tahap manajemen
strategi:
1. Perumusan strategi (strategy formulation)
2. Pengimplementasian strategi (strategy implementation)
1. Perumusan strategi (strategy formulation)
2. Pengimplementasian strategi (strategy implementation)
Strategi yang digunakan
organisasi
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. Strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. Strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. Strategi fungsional (functional strategy)
Mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Tiga tingkatan strategi yang digunakan organisasi:
1. Strategi korporasi (corporate strategy)
Tujuan: pengalokasian sumber daya iuntuk perusahaan secara total. Strategi ini digunakan pada tingkat korporasi.
2. Strategi bisnis (business strategy)
strategi untuk bisnis satu produk lini strategi ini digunakan pada tingkat divisi.
3. Strategi fungsional (functional strategy)
Mengarah ke bidang fungsional khusus untuk beroperasi.Strategi ini digunakan pada tingkat fungsional seperti penelitian dan pengembangan, sumber daya, manufaktur, pemasaran, dll. Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.
Perencanaan operasional
yang khas :
1. Perencanaan
produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan
teknologi yang dibutuhkan dalam pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) :
Perencanaan yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas
operasional
3. Perencanaan
Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas
& layaout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) :
Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
5. Perencanaan sumber daya manusia (Human
Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan
orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
D.
Faktor-Faktor
yang Mempengaruhi Perencanaan
Ada factor-faktor yang dapat
mempengaruhi perencanaan, salah satunya adalah factor waktu dan perencanaan.
Factor waktu
dan perencanaan mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga
hal, yaitu:
1. Waktu sangat
diperlukan untuk meaksanakan perencanaan efektif.
2. Waktu sering
diperlukan untk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap
tentang variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu diperlukan
untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.
3. Jumlah waktu
yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa seringrencana-rencana
harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang
tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.
E.
Misi dan
Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi /
maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang
maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan
mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan
mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni
mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1. Suatu
pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan.
2. Pernyataan
tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai
kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.
2 unsur
penting tujuan adalah :
1. Hasil-Hasil
akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha
/ kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara.
Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi
sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih
terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Dalam sebuah tujuan pasti mempunyai fungsi tersendiri, tidak mungkin
membuat tujuan tapi tidak ada fungsi, berikut adalah beberapa fungsi-fungsi
tujuan :
1. Pedoman Bagi
Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi
tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang
harus dan tidak harus dilakukan.
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan
organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di
sekitarnya
3. Standar
Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan
memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi)
organisasi.
4. Standar
Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting dalam
kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota.
5. Dasar
Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan
organisasi.
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan
penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai
peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO (management by objective)
adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer
dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO
(unsur evektifitas MBO) , yaitu :
1.
Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
2.
Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
3.
Pelaksanaan umpan balik secara efektif
4. Didorong
adanya peserta dari bawahan
F.
Tujuan
Perencanaan.
Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan
perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk
manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat
mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama,
dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana,
departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara
serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.
Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer
membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan,
memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk
menghadapinya.
Tujuan
ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan
terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan.
Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan
menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.
Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang
digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses
pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating
adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya
rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.
Tanggung Jawab untuk Menetapkan Tujuan Perencanaan
1. Staf Perencanaan
Khususnya staf perencanaan dapat mengurangi bban kerja manajer individual,
membantu mengkoordinasikan aktivitas perencanaan manajer individual, membawa
berbagai alat dan teknik yang berbeda untuk menyelesaikan masalah tertentu,
berwawasan yang lebih luas dibanding manajer individual, dan melangkah jauh
melmpaui proyek dan departemen tertentu.
2. Satuan Tugas Perencanaan
Organisasi terkadang menggunakan satuan tugas untuk membantumengembangkan
rencana. Satuan tugas semacam itu seringkali terdiri dari manajer lini dengan
suatu minat khusus dalam bidang perencanaan yang relevan.
3. Dewan Direksi
Dewan direksi (board of directors) bertugas menetapkan misi dan
strategi perusahaan. Di beberapa perusahaan, dewan tersebut erperan aktif dalam
proses perencanaan. Di CBS, misalnya, dewan direksi biasanya berperan dalam
perencanaan. Di perusahaan lain, dewan memilih seorang eksekutif kepala yang
kompeten dan mendelegasikan perencanaan kepada individu tersebut.
4. Chief Executive Officer (CEO)
Chief Executive Officer (CEO) biasanya presiden direktur atau ketua dari
dewan direksi. CEO mungkin individu tunggal yang paling penting dalam setiap
proses perencanaan organisasi. CEO memainkan suatu peran utama dalam
menyelesaikan proses perencanaan dan bertanggung jawab untuk
mengimplementasikan strateggi. Dewan dan CEO kemudian berperan langsung dalam
perencanaan. Komponen organisisional lain yang terlibat dalam proses
perencanaan memiliki peran sebagai penasihat atau konsultan.
5. Komite Executive
Komite eksekutif (executive commitee) biasanya terdiri dari eksekutif
puncak dalam organisasi yang bekerja sama sebagai suatu kelompok. Anggota komite
eksekutif seringkali dibebankan pada berbagai staf komite, subkomite, dan
satuan tugas untuk berkonsentrasi pada proyek tertentu atau masalah yang
mungkin dihadapi seluruh organisasi pada suatu waktu di masa depan.
6. Manajemen Lini
Komponen terakhir dari sebagian besar aktivitas perencaanaan organisasi
adalah manajemen lini (line management). Manajer lini adalah orang yang
memiliki otoritas formal dan tanggung jawab untuk manajemen organisasi. Mereka
memainkan suatu peran penting dalam proses perencanaan oranisasi karena dua
alasan. Pertama, mereka merupakan sumber informasi berharga dari dalam
organisasi untuk manajer lain etika rencana diformulasikan dan
diimplementasikan. Kedua, manajer lini di tingkat menengah Dn rendah dari
organisasi biasanya harus melaksanakan rencana yang dikembangkan oleh manajemen
puncak. Manajemen lini mengidentifikasikan, menganalisis, dan merekomendasikan
alternatif program, membuat anggaran, dan mengajukannya untuk disetujui, dan
akhirnya melaksanakan rencana.
Keuntungan
Perencanaan
1. Fokus dan fleksiblitas
Fokus : Mengetahui apa yang terbaik
, mengetahui apa yang dibutuhkan dan bagaimana melayani pelanggan.
Fleksibelitas: Beroperasi dan punya
pandangan kedepan
Perencanaan membantu Manajer karena:
a. Perencanaan berorientasi pada hasil-
Menciptakan pengertian arah orientasi kinerja
b. Perencanaan berorientasi pada
prioritas -Memastikan hal yang paling penting dan mendapatkan perhatian utama.
c. Perencanaan orientasi pada
keuntungan -Membantu sumber -sumber untuk mendayagunakan kekuatan terbaik.
d. Perencanaan orientasi pada perubahan
-membantu mengantisipasi masalah dan kesempatan sehingga dapat dicapai
kesesuaian yang terbaik
2. Perencanaan mengembangkan koordinasi.
Tujuan-tujuan dari masing-masing
subsistem ditata sehingga saling mendukung satu sama lain. Tingkatan tujuan
yang lebih tinggi berhubungan dengan tingkatan tujuan yang lebih rendah.
3.
Perencanaan mengembangkan pengendalian.
Pengendalian
meliputi Pengukuran dan evaluasi. Perencanaan membantu kemungkinan tersebut dalam
menentukan tujuan, keinginan hasil kinerja dan menentukan tindakan khusus.
G.
Unsur-Unsur
Perencanaan Rasional
1.
Dibuat dengan pemikiran yang rasional; tidak secara
khayalan/angan-angan; harus dapat dilaksanakan Estimasi.
2.
Dibuat berdasarkan analisa fakta dan perkiraan yang
mendekati/estimate; untuk pelaksanaan yang akan segera dikerjakan Preparasi.
3.
Dibuat sebagai persiapan/pre-parasi; pedoman/patokan
tindakan yang akan dilakukan/bukan untuk yang telah lalu Operasional.
4.
Dibuat untuk dilaksanakan; untuk keperluan
tindakantindakan kemudian dan seterusnya; bukan yang telah lalu.
H.
Hambatan
dalam Perencanaan dan Cara Mengatasinya
Hambatan dalam perencanaan :
1. Kurang
pengetahuan tentang organisasi.
2. Kurang
pengetahuan tentang lingkungan.
3. Ketidakmampuan
melakukan peramalan secara efektif.
4. Kesulitan
perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
5. Biaya Takut
gagal Kurang percaya diri.
6. Ketidaksediaan
untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif.
7. Tujuan yang
tidak tepat
Tujuan yang
tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada
pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan
penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan
tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh
lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan
mungkin.Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak
penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan.
8. Sistem penghargaan yang tidak tepat
Dalam
beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan
dalam penetapan tujuan dan perencanaan
9. Lingkungan yang dinamis dan kompleks
Sifat dari
suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan
yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang
ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara
akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang
10. Keengganan
untuk menetapkan tujuan
Hambatan
lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan
untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin
adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang
manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan
waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak
nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari
tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan
organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena
manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai
akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak
memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan
pengembangan mereka sebenarnya.
11. Penolakan terhadap perubahan
Hambatan
lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap
perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam
organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa
tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran
deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun,
manajer menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar
deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar
dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah
dan memotong deviden.
12. Keterbatasan
Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan
organisasi merupakan hambatan utama yang lain.
Cara mengatasi hambatan adalah :
1. Melibatkan
para pegawai, terutama mereka yang terkena pengaruh dalam proses perencanaan.
2. Memberikan
banyak informasi kepada para pegawai tentang rencana dan kemungkinan
akibat-akibatnya sehingga mereka memahami perlunya perubahan, manfaat yang
diharapkan dan apa yang diperlukan untuk pelaksanaan yang efektif.
3. Mengembangkan
suatu pola perencanaan dan penetapan yang efektif, suatu “track record” yang
berhasil mendorong kepercayaan kepada para pembuat rencana serta menyebabkan
rencana baru tersebut diterima.
4. Menyadari
dampak dari perubahan-perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi
dan memperkecil gangguan yang tidak perlu.
Cara lain yang dapat ditempuh untuk mengatasi hambatan
dalam perencanaan adalah :
a.
Pemahaman Maksud Tujuan dan Rencana
Salah satu cara terbaik untuk memperlancar penetapan tujuan dan proses perencanaan
adalah dengan maksud dasarnya. Manajer seharusnya juga mengetahui bahwa
terdapat keterbatasan pada efektivitas penetapan tujuan dan pembuatan rencana.
Dan
penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif tidak selalu memastikan
keberhasilan, penyesuaian dan pengecualian diharapkan dari waktu ke waktu.
b. Komunikasi dan Partisipasi
Meskipun mungkin dibuat pada tingkat tinggi, tujuan dan rencana tersebut
harus dikomunikasikan kepada pihak yang lain dalam organisasi. Setiap orang
yang terlibat dalam proses perencanaan seharusnya tahu landasan apa yang
mendasari strategi fungsional, dan bagaimana strategi-strategi tersebut
diintegrasikan dan dikoordinasikan. Orang-orang yang bertanggung jawab untuk
mencapai tujuan dan mengimplementasikan rencana harus didengar
pendapatnya dalam mengembangkan strategi tersebut. Setiap orang hampir selalu
memiliki informasi yang berharga untuk disumbangkan / dan karena mereka yang
akan mengimplementasikan rencana / keterlibatan mereka sangat penting orang
biasanya lebih berkomitmer pada rencana yang pembentukannya mereka bantu
.bahkan ketika suatu organisasi agar bersifat sentralistis atau menggunakan
staf perencanaan, manajer dari berbagai tingkan dalam organisasi seharusnya
dilibatkan dalam proses perencanaan.
c. Konsistensi /revsi /dan pembaruan
Tujuan seharusnya konsisten baik secara hori zontal maupun secara vertikal
.konsistensi horizotal berarti bahwa tujan seharusnya konsisten diseluru
organisasi / dari satu departemen ke departemen lainnya. Konsistensi vertikal
berarti bahwa tujuan seharusnya konsisten dari atas hingga ke bawah
organisasi : tujuan stategis, taktis, dan operasional harus
selaras. Karena penetapan tujuan dan perencanaan merupakan proses yang dinamis,
tujuan dan perencanaan juga harus direvisi dan diperbarui secara berkala.
Banyak organisasi melihat perlunya merevisi dan memperbarui dengan frekuensi
yang semakin sering.
d. Sistem Penghargaan yang Efektif
Secara umum, orang seharusnya diberi penghargaan baik karena menetapkan
tujuan dan rencana yang efektif, maupun karena berhasil mencapainya. Karena
kegagalan terkadang berasal dari faktor-faktor di luar pengendalian manajemen,
orang seharusnya dipastikan bahwa kegagalan dalam mencapai tujuan tidak akan
selalu memiliki konsekuensi hukuman.
Pendekatan-Pendekatan
Perencanaan
1. Perencanaan inside-out dan perencanaan outside-in
Perencanaan inside-out: terfokus
pada yang sudah dilakukan dan mengusahakan untuk melakukan yang tebaik yang
dapat dilakukan. Ini meningkatkan efektivitas organisasi.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
Perencanaan outside-in: dari analisa lingkungan eksternal muncul perencanaan untuk mengeksploitasi kesempatan-kesempatan dan meminimisasi permasalahan yang terjadi. Kedua perencanaan ini dapat dikombinasikan agar optimal.
2. Perencanaan top-down dan perencanaan bottom-up
Perencanaan dari atas ke bawah
(top-down): manajer dibawah manajer puncak membuat perencanaan berdasarkan
tujuan yang telah ditentukan manajer puncak.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
Perencanaan dari bawah ke atas (bottom-up) dikembangkan pada tingkatan yang lebih bawah tanpa adanya batasan yang secara teratur melewati hirarki tersebut ke tingkat manajer puncak. Kelebihan: kuatnya komitmen dan kepemilikan dalam perencanaan yang lebih rendah. Kelemahan: bila terlalu ekstrim mungkin akan gagal untuk menghasilkan seluruh tugas yang terintegrasi dalam organisasi secara keseluruhan.
3. Perencanaan contingency
-> perencanaan yang terfokus pada
pemikiran ke depan. Perencanaan ini meliputi penentuan alternatif-alternatif
tindakan yang dapat diimplementasikan seandainya perencanaan orisinil tidak
sesuai karena adanya perubahan keadaan. Kunci: prediksi perubahan yang akan
datang yang dapat berakibat pada perencanaan yang sedang dijalankan.
I.
PerencanaanYang
Baik
1.
Mengetahui
sifat/ciri/prinsip rencana yang baik, sebagai berikut: Mempermudah tercapainya tujuan,dibuat oleh
orang yang memahami tujuan organisasi,dibuat oleh orang yang mendalami teknik
perencanaan,disertai perincian yang teliti,
tidak boleh lepas dari pemikiran pelaksanaan,bersifat sederhana,luwes,dalam
perencanaan terdapat tempat pengambilan resiko,bersifat
praktis/pragmatis, merupakan forcasting.
2.
Memandang proses perencanaan sebagai suatu rangkaian
pertanyaan yang harus dijawab, sebagai berikut:
What (apa)= tujuan (tindakan apa yang perlu dilakukan),When (kapan)= waktu (kapan hal tersebut perlu
dilakukan),How
(bagaimana)= cara mengerjakannya (bagaimana cara melakukan) pekerjaan tersebut) ,Who (siapa)= tenaga kerja (siapa
yang melakukan pekerjaan tersebut), Where (dimana)= tempat (dimana pekerjaan itu
harus dilakukan),Why (mengapa)= keperluannya (mengapa pekerjaan itu harus
dilakukan).
3.
Memandang proses perencanaan sebagai suatu masalah
yang harus dipecahkan dengan mempergunakan teknik-teknik ilmiah (scientific
techniques of problem solving), melalui langkah: Mengetahui sifat hakikat masalah yang
dihadapi (know the nature of the problem).Mengumpulkan
data (collect data), Menganalisa data-data
(analisis of the data).Menentukan beberapa alternatif (determination of several
alternatives).Memilih cara yang terbaik (selection of the seeminingly best way
from among alternatives).Pelaksanaan
(execution). Penilaian
hasil (evaluation of results).
Dasar-Dasar Perencanaan yang Baik
1.
Forecasting
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang.
a. forecasting kualitatif: prediksi masa depannya menggunakan pendapat para ahli
b. forecasting kuantitatif: prediksi masa depannya menggunakan analisa data secara matematis dan statistis (analisa time series, model ekonometri, survey statistik)
2. Penggunaan scenario
meliputi penentuan beberapa alternatif
skenario masa yang akan dtaang atau keadaan peristiwa yang mungkin terjadi.
Pengidentifikasian kemungkinan
skenario yang berbeda waktunya akan membantu organisasi beroperasi lebih
fleksibel dalam lingkungan yang dinamis.
3. Benchmarking
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arusè kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arusè kinerja dan menentukan kemungkinana tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang. Tujuan: untuk mengetahui apakah orang-orang dan organisasi bekerja dengan baik dan merencanakan bagaimana menggabungkan ide-ide tersebut dalam pengoperasiannya.
4. Partisipasi dan keterlibatan
perencanaan partisipatif yang aktif:
perencanaan di mana semua orangè yang mungkin akan memperngaruhi
hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan
perencanaan-perencanaan tersebut.
5. Penggunaan staf perencana
fungsi staf perencana: bertanggung jawab dalam
mengarahkan danè mengkoordinasi sistem perencanaan
untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan
yang utama.
J.
Langkah-Langkah
dalam Penyusunan Perencanaan
Proses
perencanaan terdiri dari 5 tahap :
1.
Penetapan Tujuan Organisasi
Penetapan tujuan awal organisasi merupakan bagian
awal dari proses penyusunan perencanaan. Tujuan organisasi ibarat kompas ayang
dijadikan arah abgi keputusan dan aktivitas organisasi. Perumusan tujuan harus
dibuat sejelas mungkin dan sedapat mungkin bersifat kuantitatif. Sedangkan
perumusan tujuan yang bersifat kualitatif memiliki kecenderungan dalam
salah tafsir dari berbagai pihak atau dapat menimbulkan salah persepsi sehingga
memberi kesan adanya pelonggaran di dalam pencapaian tujuan organisasi.
Tanpa perumusan tujuan organisasi yang tegas dan
jelas maka organisasi akan menghamburkan sumber daya secara berlebihan.
Mengenal priorotas akan kekhasan tujuan organisasi akan membuat manajemen dapat
menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien. Perumusan organisasi snagat
penting baik bagi perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Perumusan tujuan
organisasi merupakan prioritas pertama atau kedua, dikarenakan penetapan tujuan
organisai merupakan langkah pertama yang sangat esensial didalam perencanaan, maka
pemimpin/manajer harus dapat membuat perencanaan yang efektif dan efisien.
Banyak cara yang harus dilakukan oleh manajemen di
dalam menghadapi berbagai perlawanan yang dilakukan oleh pihak lain atau
bawahan yaitu :
Perlu
melibatkan pegawai dan kelompok terkait lainnya termasuk berbagai pihak yang
berkepentingan di dalam proses perencanaan
Menyediakan
informasi yang memadai bagi pegawai mengenai rencana dan berbagai konsekuensi
yang mungkin terjadai agar supaya mereka mau mengerti tentang kebutuhan akan
adanya perubahan manfaat yang diharapkan dan apa yang diperlukan bagi
implementasi yang efektif dan efisien.
Mengembangkan
perencaan yang efektif dan efisien serta implementasi yang efektif dan efisien
pula. Catatan penelusuran keberhasilan kepercayaan diri bagi penyusun rencana
dan pengakuan rencana baru.
Sadar
akan dampak perubahan organisasi yang diusulkan dan memperkecil gangguan yang
tidak dikehendaki. Jika pengenalan proses manufaktur baru mengarah kepada pemberhentian
(pemutusan hubungan kerja) maka pelaksanaan proses baru tersebut harus
dikaitkan dengan kendala yang ada sereta meyakinkan mereka yang berprasangka
negatif
Penetapan
tujan dan skala prioritas di awal telah dijelaskan bahwa langkah awal di dalam
menyususn rencana harus dimulai dari tujuan. Di dalam menyusun rencana maka
pemimpin/manajer atau perencana harus menetapkan skala prioritas dan waktu yang
tepat tentang tercapainya tujuan. Di samping itu maka pemimpin/manajer harus
menyadari konflik tujuan dan harus pula menyediakan pengukuran tujaun
sehingga hasil dari pelaksanaan dapat diukur dan dievaluasi. Berbagai aspek
yang harus diperhatikan di dalam penetapan tujan dan prioritas meliputi :
a.Skala
Prioritas Tujuan
Yang dimaskud skala prioritas adalah urutan
kepentingan dari tertinggi sampai terendah. Skala prioritas memegang peranan
yangsangat penting sebab skala prioritas ini akan memberikan perhatian yang
penuh bagi manajer didalam mengalokasikan sumber daya yang ada sehingga yang
diutamakan adalah yang mempunyai prioritas utama (terpenting). Skala prioritas
tujuan organisasi menunjukkan tahapan yang hendak dicapai yang disesuaikan
dengan kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman organisasi. Karena penetapan
skala prioritas merupakan keputusan kebijakan maka umumnya manajer menghadapi
kesulitan di dalam merumuskannya. Untuk itu biasanya disusun tim yang akan
membahas skala prioritas tersebut.
b.Kerangka
Waktu Tujuan
Di dalam kajian analisis studi gerak dan waktu
dijelaskan bahwa setiap setiap gerak membutuhkan waktu dan tindakan merupakan
kumpulan gerak sehingga tindakan akan lebih banyak waktu yang diperlukan
dibandingkan gerak. Dimensi waktu secara tak langsung merujuk pada aktivitas
organisasi yang diarahkan oleh berbagai tujuan yang berbeda dan sangat
tergantung kepada durasi (penyelesaian) tidankan yang direncanakan. Tujuan
jangka pendek dapat dicapai dalam waktu kurang dari satu tahun sedangkan tujuan
jangka menengah dicapai kurang dari 5 tahun, akan tetapi lebih dari satu tahun
keterkaitan prioritas dan waktu sangat erat dan keterkaitan itulah maka dapat
menetapkan suatu definisi tentang suatu kegiatan atau suatu obyek. Batasan
waktu dapat menjadi manajemen berpikir dan bertindak efektif sehingga
menghasilkan kinerja yang efektif pula. Dari ukuran (dimensi) waktu maka
kinerja organisasi akan dapat diketahui apakah organisasi tersebut telah
melakukan tugasnya secara efektif dan efisien. Dalam kaitannya dengan waktu ini
pula maka meskipun tujuan organisasi diklasifikasikan kedalam jangka pendek,
menengah dan panjang aka tetapi ketiganya sebenarnya mempunyai satu kesatuan
yang utuh, karena ketiganya akan saling mempengaruhi. Oleh karena itu perhatian
manajemen suatu organisasi tidak dibenarkan hanya berfokus pada salah satu
unsur waktu saja.
c.Konflik
Diantara Tujuan
Organisasi akan berhubungan dengan berbagai pihak
yang berkepentingan dan berbagai pihak yang berkepentingan atas organisasi
mempunyai berbagai otoritas yang berbeda-beda dari mulai lemah sampai yang
kuat. Yang kuat mempunyai pengaruh yang besar bagi perkembangan dan kinerja
prganisasi. Karena benyaknya pihak yang berkepentingan maka tidak menutup
kemungkinan akan terjadi konflik tujuan organisasi. Oleh karena itu, manajemen
dituntut untuk membuat keputusan yang bijak agar pihak yang berkepentingan
tidak merasa dikecewakan. Meskipun dengan sebenarnya terdapat tujuan organisasi
umumnya tidak akan menolaknya dan manajemen harus mempertimbangkan berbagai
kepentingan dan pemusatan dari berbagai kelompok berkepentingan yang berbeda-beda.
d.Pengukuran
Tujuan
Tujuaan organisai harus dapat dimengerti dan
diterima guna membantu manajemen agar dapat mencapainya. Dalam kenyataannya,
banyak orang percaya bahwa tujuan spesifik yang mudah diukur akan dapat
meningkatkan kinerja, baik bagi individu maupun bagi organisasi. Dalam
kaitannya dengan pengukuranini yang harus diperhatikan adalah di bidang apa
yang akan diukur dan apa jenis pengukurannya serta metode apa yang digunakan di
dalam pengukuran. Di dalam praktiknya ternyata kinerja manajemen yan efektif
memerlukan penetapan pengukuran tujuan diberbagai bidang fungsi kegiatan.
2.
Mendefinisikan Situasi Sekarang (Berjalan)
Seberapa
jauh suatu organisasi gagal mencapai tujuan jangka pendeknya atau berhasil
mencapainya dan berbagai faktor apa yang berpengaruh ? pertanyaan ini tentunya
sangat terkait dengan situasi sekarang atau situasi sedang berjalan.
Pemimpin/manajer harus menyadari bahwa situasi dan keadaan sekarang sangat
dipengaruhi oleh situasi dan kondisi sebelumnya dan posisi sekarang sangan
dipengaruhi akan mempengaruhi situasi dan kondisi yang akan datang. Oleh karena
itu mengenal situasi dan kondisi sekarang sangat penting artinya bagi seorang
pemimpin/manajer dan dari data masa lalu sampai pada posisi sekarang merupakan
petunjuk atau sinyal seberapa jauh perencanaan yang telah dilakukan telah
berjalan efektif dan efisien. Berdasarkan pengalaman di dalam menyususn
perencanaan untuk masa yang akan datang.
3.
Mengenal Dukungan dan Kendala
Setiap
penyususn rencana sebaiknya mengenal apa saja yang akan mendukung perencanaan
yang disusum dan kendala apa saja yang merintanginya. Dengan mengenal dukungan
dan kendala maka pemimpin/manajer akan dapat mengantisipasi sedini mungkin
tentang berbagai hal yang akan terjadi dari kemungkinan yang terjelek (terburuk)
sampai kepada kemungkinan terbaik. Sebaiknya pemimpin/manajer lebih memusatkan
perhatiannya kepada berbgai kemungkinan terjelek dari pada memusatkan kepada
kemungkinan terbaik. Memahami berbagai kemungkinan terjelek akan menyadarkan
pemimpin/manajer untuk bertindak hati-hati, sedangkan memperhatikan kemungkinan
terbaik akan memotivasi pemimpin/manajer di dalam melaksanakan tugasnya. Segala
kemungkinan terjelek dan terbaik harus dapat dicantumkan di dalam penyusunan
perencanaan. Pemimpin/manajer dapat menggunakan pendekatan terendah dan
tertinggi (high and lawa point method) atau menggunakan teerjelek dan
terbaik (the worts and the best method).
4.
Mengembangkan Premis Peerencanaan
Yang dimaksud premis disini adalah asumsi tentang
lingkungan dimana organisasi itu berada. Lingkungan organisasi yang sedang
berubah akan sangat mempengaruhi aktivitas organisasi, memaksa adaptasi operasi
berjalan dan perlu peninjauan tentang segala tatanan yang ada dalam organisasi.
Pemimpin/manajer yang ahli akan senantiasa berusaha memanfaatkan sumber
informasi yang tersedia guna mengantisipasi dan merencanakan metode yang tepat
untuk disesuaikan dengan segala kemungkinan yang akan terjadi. Oleh karena itu,
sebelum pemimpin/manajer menyusun rencana sebaiknya pemimpin/manajer telah
membuat peramalan yang terkait dengan rencana yang akan di susun. Peramalan
akan sangat membantu pemimpin/manajer di dalam menyusun rencana sebab peramalan
akan memberikan sinyal dini bagi manajer.
5.
Mengembangkan Metode Pegawasan Operasi Rencana
Meskipun perencanaan berlum
dilaksanakan akan tetapi sebaiknya metode pengawasan yang akan dilakukan
telah ditetapkan terlebih dahulu. Didalam metode pengaawasan telah
dperhitungkan berbagai permasalahan dan kendala di lapangan serta berbagai
cara menanggulanginya, jka metode pengawasan tidak dipersiapkan Terlebih dahulu maka terjadi
permasalahan atau kendala di lapangan maka metode pegawasannya cenderung kurang
sistematis dan cenderung bersifat acak. Pengawasan melibatkan analisis
berkelanjutan dan pengukuran operasi aktual terhadap standar yang dikembangkan
dan di rumuskan di dalam proses perencanaan.
K.
Pengambilan
Keputusan
1. Pemahaman dan Perumusan Masalah
Manajer harus dapat menemukan masalah apa yang
sebenarnya, dan menentukan bagian-bagian mana yang harus dipecahkan dan bagian
mana yang seharusnya dipecahkan.
2. Pengumpuland an Analisa Data yang Relevan
Setelah masalahnya ditemukan, lalu ditentukan
dan dibuatkan rumusannya untukmembuat keputusan yang tepat.
3. Pengembangan Alternatif
Pengembangan alternatif memungkinkan menolak
kecenderungan membuat keputusan yang cepat agar tercapai keputusan yang
efektif.
4. Pengevaluasian terhadap alternatif yang
digunakan
Menilai efektivitas dari alternatif yang
dipakai, yang diukur dengan menghubungkan tujuan dan sumber daya organisasi
dengan alternatif yang realistic serta menilai seberapa baik alternatif yang
diambil dapat membantu pemecahan masalah.
5. Pemilihan Alternatif Terbaik
Didasarkan pada informasi yang diberikan kepada
manajer dan ketidak sempurnaan kebijaksanaan yang diambil oleh manajer.
6. Implementasi Keputusan
Manajer harus menetapkan anggaran, mengadakan
dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan, serta memperhatikan resiko dan
ketidak puasan terhadap keputusan yang diambil. Sehingga perlu dibuat prosedur
laporan kemajuan periodic dan mempersiapkan tindakan korektif bila timbul
masalah baru dalam keputusan yang dibuat serta mempersiapkan peringatan dini
atas segala kemungkinan yang terjadi.
7. Evaluasi atas Hasil Keputusan
Implementasi yang telah diambil harus selalu dimonitor
terus-menerus, apakah berjalan lancar dan memberikan hasil yang diharapkan.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Perencanaan
adalah hal terpenting dalam menejemen apalagi dalam era globalisasi ini dan pastinya
digunakan sebagai senjata menghadapi eksternal lingkungan.
Dalam
perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi
dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu
perencanaan strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dala
perencanaan organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah
menengah, dan jangka pendek.
B.
Saran
Perencanaan
yang baik akan menghasilkan menejemen yang baik.Sebaiknya dalam mengambil
keputusan dan tindakan dalam berbagai bentuk organisasi menggunakan proses
dasar manajemen berupa perencanaan.Dalam sebuah prencanaan perlu memperhatikan
sifat rencana yang baik untuk mencapai hasil yang diinginkan.
DAFTAR
PUSTAKA
http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan
Langganan:
Postingan (Atom)